Agar Office Map CRM dapat berfungsi lebih baik, terdapat pengaturan akses yang wajib dilakukan oleh pengguna pada perangat HP sebelum memulai penggunaan sistem.
Berikut ada 3 poin penting mengenai mekanisme perizinan dan sikronasi kontak:
1. Sebelum Onboarding: Atur Izin Kontak pada WhatsApp Business
Sebelum melakukan onboarding atau masuk ke sistem Office Map CRM, pengguna wajib memeriksa pengaturan di HP-nya terlebih dahulu.
Sinkronisasi data kontak nomor telepon bergantung sepenuhnya pada izin akses kontak yang dimiliki oleh aplikasi WhatsApp Business.
- Cara Mengatur: Buka menu Pengaturan (Settings) di HP > pilih Aplikasi (Apps) > Pilih WhatsApp Business > Pastikan izin Kontak (Contacts) sudah dalam posisi Diizinkan (Allow).
- Konsekuensi: Jika WhatsApp Business tidak diberikan izin akses kontak di pengaturan HP, maka sistem Office Map CRM tidak akan bisa melakukan sinkronisasi atau membagikan (share) kontak, karena sumber data tertutup.
2. Mekanisme Sinkronisasi: Impor Kontak Menyeluruh
Setelah izin pada poin pertama diberikan, Office Map CRM akan melakukan sinkronisasi data. Penting untuk dicatat bahwa sistem akan mengambil seluruh daftar kontak yang terbaca oleh WhatsApp Business.
- Semua terimpor: Seluruh kontak yang ada di daftar kontak akan terimpor masuk ke dalam sistem Office Map CRM
- Tanpa Pandang History: Kontak akan tetap masuk ke database CRM meskipun kontak tersebut tidak memiliki riwayat percakapan (history chat) sebelumnya.
3. Ketentuan untuk Pengguna 2 Akun WhatsApp (Pribadi & Business)
Bagi pengguna yang menjalankan dua akun (WhatsApp Pribadi dan WhatsApp Business) dalam satu perangkat (HP) yang sama, akan terjadi pencampuran data kontak.
- Satu Sumber Kontak: Karena kedua WhatsApp membaca satu daftar buku telepon (phonebook) yang sama di HP, maka saat WhatsApp Business disinkronkan ke CRM, ia akan membawa seluruh data kontak yang ada di HP tersebut.
- Keterlibatan: Kontak pribadi (seperti keluarga atau teman) yang tersimpan di HP akan ikut terimpor masuk ke Office Map CRM, meskipun Anda tidak pernah menghubungi mereka menggunaakan WhatsApp Business. hal ini terjadi karena sistem menarik data dari sumber pernyimpanan kontak yang sama di perangkat tersebut.